Gestão Organizacional - Como decidir quais tarefas delegar

Plim! Algo demanda sua atenção. É um e-mail? Um tweet? Um SMS? Um alerta de agenda? Um convite de reunião? Plim! Mais um: plim! Lá vem aquele som de novo. Talvez seja um aviso ou aquele número sempre crescente que aparece no ícone de aplicativos ou da caixa de entrada de e-mail. “Rápido, por que não responde agora?”, pergunta o diabinho em seu ombro. O remetente terá satisfação instantânea, e você será recompensado com uma descarga de dopamina. “Mas espere!”, suplica o anjinho que surge no outro ombro, implorando que você deixe isso de lado e mantenha o foco em estratégia, propósito e resultado. Um tanto atordoado, você tenta retomar: “O que estava fazendo mesmo? O que era mais importante do que o que desviou minha atenção?” É difícil lembrar.
Quando atinjo o ponto de saturação e percebo que não posso absorver mais nenhuma demanda sem prejudicar minha sanidade ou projetos estratégicos, tiro alguns minutos para me concentrar no que é mais relevante e me lembrar de que não preciso fazer tudo sozinha.
Nossas tarefas e projetos favoritos podem ser um pesadelo para outra pessoa e vice-versa. Isso significa que alguém pode sentir satisfação em fazer aquilo de que não gostamos. O segredo é aprender a delegar melhor. Ainda que acredite já estar delegando eficazmente até certo ponto, tenho certeza de que você é capaz de conseguir ainda mais eficiência e paz de espírito tanto em casa quanto no trabalho. Todos têm seu ponto de saturação ou calcanhar de Aquiles, que pode ser algo simples, como lavar roupas ou importante, como manter a contabilidade em dia.
Sabemos os benefícios e objetivos de delegar: formar equipes que dividam a carga de trabalho para que você possa executar as atividades relevantes que não podem ser transferidas para outras pessoas. Mas, na prática, acumulamos tarefas e criamos gargalos de produção por uma série de receios: o trabalho não será feito de acordo com as especificações, delegar demandará mais tempo se eu fizer de uma vez, ninguém vai querer fazê-lo, o custo será altíssimo, não sei se posso confiar em tal pessoa, e por aí vai.
Eu acreditava nessas mentirinhas inofensivas que eu mesma inventava, mas era meu lado perfeccionista mostrando suas garras afiadas e me levando a um esgotamento físico e mental, o que já tinha acontecido muitas vezes. Também não sou imune à síndrome do “não posso delegar isso!”, mas esses temores são um mito. A delegação de tarefas salvou minha empresa, que estava à beira da falência em 2013. Em 2014 consegui triplicar minha renda dos três anos anteriores graças à delegação de atividades. Este ano atingi uma renda ainda maior, superando os ganhos acumulados dos últimos três anos – e ainda estamos em maio.
Apesar do impacto no orçamento, contratar mais pessoas me ajudou a obter resultados muito superiores ao custo de montar uma equipe confiável.
Em dado momento, tudo o que for possível — com raras exceções — deve ser delegado. Faça uma análise com base nos critérios abaixo para definir as tarefas de que deve se desincumbir:
Pequenas tarefas: são tão simples que não vemos problema em executá-las, mas somadas tomam muito tempo. Nunca são importantes ou urgentes e, ainda que levem apenas alguns minutos, acabam nos afastando do fluxo de atividades mais estratégicas. Por exemplo, inscrever-se em uma palestra ou evento, incluí-lo na sua agenda e reservar hotel e passagens constituem atividades rápidas que, somadas, consomem bastante tempo.
Atividades entediantes: executar tarefas relativamente fáceis não é a melhor forma de aproveitar seu tempo. Atividades simples podem (e devem) ser desempenhadas por outras pessoas. Por exemplo: digitar uma lista de 100 itens em uma planilha e classificá-la por cores ou atualizar os indicadores de desempenho nos slides de uma apresentação.
Tarefas demoradas: embora sejam importantes e um tanto complexas, demandam muito tempo. A pesquisa inicial, que corresponde a 80% do trabalho, pode ser feita por outra pessoa. Desse modo, você fica responsável por supervisionar e aprovar o trabalho e até mesmo coordenar os próximos passos.
Tarefas que podem ser ensinadas: são aparentemente complicadas e às vezes incluem uma série de subtarefas, mas podem ser estruturadas e delegadas, de modo que você fique responsável pela revisão e aprovação final. Por exemplo: ensine um de seus subordinados diretos a elaborar os slides para a reunião mensal e apresentá-los à equipe.
Atividades que você não domina: não são seu forte e você não tem as habilidades necessárias para desempenhá-las; demoram muito mais se feitas por você do que por pessoas com experiência na área e se insistir em realizá-las, o resultado será inferior. Por exemplo: desenvolver o design daqueles slides em PowerPoint para a reunião de equipe ou contratar um designer profissional para ajudá-lo em uma apresentação que fará fora da empresa, como em um TEDx talk.
Tarefas urgentes: não podem esperar, mas entram em conflito com outras prioridades. Como não é possível fazer tudo ao mesmo tempo, você delega uma tarefa importante e urgente para que seja conduzida paralelamente a outros projetos em andamento. Por exemplo, ligar diariamente para o serviço de atendimento ao consumidor, enfrentando longos períodos de espera, para recuperar o iPad que você esqueceu no avião antes que desapareça no setor de achados e perdidos do aeroporto. Ou talvez ligar para a companhia aérea para alterar o assento no voo do dia seguinte, quando você estiver em reuniões o dia todo.
Uma das principais formas de definir as atividades que podem ser delegadas consiste em analisar com frequência (ou diariamente) as tarefas pendentes e se perguntar: quais delas só podem ser executadas por mim? Como posso delegar as demais?
Sua tarefa: Durante as duas semanas seguintes, anote as atividades que se enquadram nos critérios acima em uma folha papel ou em uma planilha com colunas para todas as atividades, tanto domésticas quanto profissionais.
Comece definindo o que delegar, mesmo que ainda não saiba para quem ou como delegar. Você verá que sua mente (e o anjinho em seu ombro) começam a encontrar soluções para os próximos passos com base nesse novo ponto de vista de espaço e autoconsciência.
Fonte: http://hbrbr.uol.com.br/como-decidir-quais-tarefas-delegar/
Editado em: 28.01.2018